Das Ende des Schuljahres rückt näher, der Unterricht läuft langsam aus und alle warten schon gespannt auf ihre Ferien. Was gäbe es also besseres, als dies mit einem großen Fest zu feiern! Ein Fest an dem alle Schüler, Lehrer und Eltern noch einmal zusammen das vergangene Schuljahr feiern und sich dann für ein paar Wochen in den wohlverdienten Urlaub verabschieden.
So ähnlich kennt ihr das vielleicht auch schon von eurer Schule. Oder es gibt bei euch sogar Feiern rund um ein bestimmtes Motto oder in Kombination mit Projekttagen. Doch wer organisiert diese Feste bei euch? Liegt das in den Händen der Lehrer und ihr habt damit gar nichts zu tun? Wenn ihr also einmal selbst mit anpacken und ein großes Schulfest stemmen wollt, dann seid ihr hier genau richtig!
Bei der Ausgestaltung eines Schulfests habt ihr natürlich unendlich viele Möglichkeiten. Gibt es ein Konzert, Reden, Projekte von Schülern, Tanzgruppen… ? Findet es drinnen oder draußen statt? Hier könnt ihr kreativ sein! Das alles hängt aber auch davon ab, worum sich eure Feier dreht. Sie rund um ein Motto zu stricken, gibt euch die Gelegenheit etwas Außergewöhnliches zu gestalten, an das sich eure Mitschüler noch lange erinnern werden.
Nachdem ihr euch darüber klar seid, um was es beim Schulfest gehen soll ist es wichtig, dass ihr euch einen Zeitplan erstellt, in dem ihr euer Vorgehen festhaltet. Das erleichtert euch die Planung enorm und ihr könnt strukturiert vorgehen.
Jedoch nicht nur für die Vorbereitung solltet ihr wissen, wie genau ihr vorgehen wollt. Ein Ablaufplan für das Fest ist wichtig für die Zusammenarbeit aller Beteiligten. In eurem Vorbereitungsteam sollte deswegen eine Person für die Koordination und den Ablauf des Festes verantwortlich sein und sich darum kümmern, dass alles zeitlich zusammenpasst.
Ebenso wichtig ist ein Verantwortlicher für Bands (sofern es ein Konzert werden soll), der Musiker kontaktiert und auch während des Fests für sie als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Bedenkt dabei immer die Zeiten, die für Aufbau und Überprüfen der Technik anfallen und plant auch kleine zeitliche Puffer ein, damit ihr nicht in Bedrängnis kommt.
… und mit Bands, Technik und Gastronomie kommen selbstverständlich auch Kosten auf euch zu, die ihr irgendwie decken müsst.
Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, ist ein schlüssiges Finanzkonzept sehr wichtig. Dafür könnt ihr auch einen Beauftragten einsetzen, der sich ausschließlich mit den Finanzen beschäftigt, die Kasse führt und bei dem alle Rechnungen zusammenlaufen. Im Vorfeld lohnt es sich vielleicht auch, die ein oder andere Finanzierungsaktion zu starten. Wichtig sind vor allem auch Sponsoren, die sich an den Kosten eures Schulfests beteiligen und im Gegenzug dort präsentiert werden. Deshalb solltet ihr euch besonders gut auf die Sponsorenverhandlungen vorbereiten. Sponsoren bekommen häufig sehr viele Anfragen und eine gute Verhandlungsführung mit den zuständigen Führungskräften entscheidet darüber, ob eure Sponsorenanfrage erfolgreich ist oder abgelehnt wird.
Euer großes Fest steht an, die Band wartet schon auf der Bühne… aber niemand ist da! Habt ihr etwa keine Werbung gemacht? Daran solltet ihr unbedingt rechtzeitig denken. Macht Plakate, stellt Artikel in die lokale Zeitung und verteilt Flyer, damit auch möglichst viele Besucher für Stimmung und guten Umsatz sorgen.
Rund ums Schulfest gibt es auch nach abgeschlossener Vorbereitung noch einiges zu tun. Wichtig ist, schon früh genug mit dem Aufbau zu beginnen und dafür auch genügend Helfer dabei zu haben. Diese müssen dafür eventuell vom Unterricht freigestellt werden, auch das solltet ihr bedenken. Hierfür bieten wir euch im Download-Bereich ein Formular zur Unterrichtsbefreiung an.
Während des Schulfests seid ihr als Organisatoren hauptsächlich im Hintergrund tätig und sorgt dafür, dass alles am Laufen bleibt, jeder weiß was er oder sie zu tun hat und Probleme schnell behoben werden. Habt auch immer ein offenes Ohr für die Anliegen eurer Mitschüler und steht für Fragen zur Verfügung.
Nach einem erfolgreichen Schulfest gilt beim Abbau dasselbe wie schon für den Aufbau: Genügend Leute und Zeit einplanen! Ansonsten gilt es am Ende eventuell noch ein Feedback zur Organisation zu bekommen und sich Gedanken zu machen, was beim nächsten Mal besser laufen sollte. Eventuell wollt ihr ja sogar eine Dokumentation erstellen.
Als Anhaltspunkt findet ihr im Downloadbereich eine Dokumentation des Projekts, wie es schon einmal von der SMV des Gymnasiums in Neckartenzlingen durchgeführt wurde. Hier wurde es zusammen mit Projekttagen durchgeführt.
