Es ist immer geschickt mindestens zwei Betreuungslehrer zur Hand zu haben. Diese sind Teil der Vorbereitungsgruppe und schließen euch die Schule auf, falls ihr mal außerhalb der Schulzeiten etwas für das Projekt machen müsst. Zudem können sie auch bei Treffen für die nötige Aufsicht sorgen. Motivierte Lehrer, die am besten noch die Anforderungen eines Verbindungslehrers erfüllen, eignen sich besonders für diesen Job.
Ganz zu Anfang solltet ihr eine Vorbereitungsgruppe gründen, die die Eigenschaften einer Steuergruppe besitzt. Diese sollte mindestens den Umfang von 10 Personen und maximal 25 Personen haben. Sucht dabei möglichst Personen ab der 8. Klasse aufwärts, da man ein gewisses wirtschaftliches Verständnis für die Arbeit mitbringen sollte.
Manche Schulen füllen ihre Vorbereitungsgruppe mit SVlern, andere suchen Helfer innerhalb der kompletten Schülerschaft, wiederum andere Schulen machen sogar einen eigenen Seminarkurs mit Schülern aus der Oberstufe, die dafür dann sogar eine Note bekommen. Voraussetzung für die Mitgliedschaft in der Vorbereitungsgruppe sind persönliches Interesse, Bereitschaft zum Arbeiten in einem Team und große Zuverlässigkeit.
Ganz wichtig ist dabei, dass die Vorbereitungsgruppen-Mitglieder regelmäßig zu den Sitzungen der Vorbereitungsgruppe erscheinen und dort die ihnen übertragenen Aufgaben zeitnah erledigen. Plant bereits im Vorfeld mit ein, dass 5-10 Prozent der Mitglieder im Laufe der Vorbereitungen einfach nicht mehr kommen oder ihre Aufgaben nicht richtig erledigen.
Ein kleiner Ansporn kann, wie oben bereits erwähnt, die Anrechnung der Mitgliedschaft in der Vorbereitungsgruppe als Seminarkurs oder Besondere Lernleistung sein. Zudem könnt ihr euch die Mitarbeit im Zeugnis vermerken lassen.