Eine gute Vorbereitung erleichtert euch die Projektorganisation enorm. Viele Aspekte der Filmfestspiele lassen sich schon im Vorhinein gut organisieren, wodurch man während der eigentliche Projektphase mehr Zeit hat, sich um die Filmteams zu kümmern.
Ganz zu Beginn solltet ihr euch über den zeitlichen Projektverlauf Gedanken machen. Dazu ist es wichtig die Entscheidung zu fällen, wann eure Filmfestspiele stattfinden sollen.
An vielen Schulen hat es sich bewährt das Projekt am Schuljahresende durchzuführen. In den letzten paar Wochen passiert sowieso nicht mehr viel, da die Lehrer die Noten schon gemacht haben und die meisten Klassenarbeiten wohl auch schon geschrieben sind. Die Preisverleihung kann dann in der letzten Schulwoche stattfinden und als Abschluss des Schuljahres fungieren.
Es ist auch vorstellbar das Projekt relativ am Anfang des Schuljahrs zu beginnen, bevor die große Klassenarbeitsphase beginnt. Das bedeutet für die Vorbereitungsgruppe natürlich, dass ein Großteil der Arbeit in den Sommerferien stattfinden muss. Die Preisverleihung könnte man dann vor den Weihnachtsferien durchführen und die Schüler mit frischen Erinnerungen in die besinnliche Zeit entlassen.
Natürlich sind auch andere Zeiten möglich. Bei der Überlegung solltet ihr immer im Hinterkopf behalten, dass die Schüler für das Projekt einige Stunden ihrer Freizeit benötigen und diese Zeit natürlich nur bereitstellen können, wenn nicht nebenher noch Klassenarbeiten, Referate oder andere zeitraubende Aktionen sind. Denkt aber auch an euch, denn ihr müsst das Projekt organisieren, was ebenfalls einige Zeit in Anspruch nimmt!
Ist der Zeitpunkt gefunden, an dem eure Filmfestspiele stattfinden sollen, geht es an die Detailplanung. Wann wird das Projekt vorgestellt? Wann beginnt und wie lange geht die Produktionsphase? Wann finden die ersten Schnittworkshops statt?
Ist die Projektphase zu kurz gewählt, kommen die Schüler in großen Stress und schaffen es teilweise nicht ihre Filme bis zum Abgabetag fertigzustellen. Ist die Zeit zu lange angesetzt, wird der Dreh lange aufgeschoben und Stimmung und Interesse am Projekt gehen verloren.
In der Praxis haben wir die Erfahrung gemacht, dass etwa 6-8 Wochen eine gute Zeitspanne für das Projekt sind. Den Anfang macht eine Schülervollversammlung mit allen Schülern, an der ihr das Projekt vorstellt und das Motto bekannt gebt. Anschließend können sich Filmteams anmelden und sich Ideen für ihren Film machen. Nach etwa einem Drittel der Zeit beginnen die Schnittworkshops und mindestens eine Woche vor der Preisverleihung endet die Abgabefrist. Dann bleibt euch noch genügend Zeit die Filme mit der Jury zu sichten und die Präsentation für die Preisverleihung vorzubereiten.
Bei der Preisverleihung muss neben dem Datum auch die Uhrzeit bestimmt werden. Soll die Gala morgens während der Schulzeit stattfinden oder eine eigenständige Abendveranstaltung sein?
Neben der zeitlichen Planungen ist es auch wichtig sich rechtzeitig um einen geeigneten Veranstaltungsort für die Preisverleihung zu kümmern. Vielleicht hat eure Schule eine schöne und große Aula, die man schön schmücken und darin dann eine tolle Preisverleihung veranstalten kann. Das wäre sicherlich, auch in Hinblick auf eure finanziellen Mittel, die einfachste Möglichkeit.
Vielleicht gibt es in der Nähe eurer Schule aber auch eine größere Veranstaltungshalle, in die ihr am Tag der Preisverleihung gehen könnt. Das erhöht den Glamourfaktor noch einmal enorm und bietet Abwechslung vom normalen Schulalltag. Solltet ihr euch für die externe Veranstaltungshalle entscheiden, müsst ihr schnell abklären, ob diese an eurem Wunschtermin auch noch frei ist. Es kann auch sein, dass ihr für die Hallennutzung bezahlen müsst. Aber vielleicht lässt sich der Hallenbetreiber (meist die Stadt) ja von eurem Projekt begeistern und bietet euch die Hallennutzung kostenlos an.