Sitzungsleitung

Vorbereitung der Sitzung

Die Aufgabe des Sitzungsleiters ist es, sich auf die Gesprächsthemen inhaltliche möglichst gut vorzubereiten, sodass er jederzeit gut in Diskussionen eingreifen und sie lenken kann. Er muss immer den Faden in der Hand haben. Zudem ist es ratsam, dass der Sitzungsleiter sich vorher überlegt welche Themen interessant sind und welche weniger interessant. Was wird sinnvollweise direkt am Anfang der Sitzung behandelt und welche Tagesordnungspunkte setzt man lieber ans Ende der Sitzung. Hiermit können übrigens auch Abstimmungen beeinflusst werden. Am Ende wollen die meisten schnell heim. Hier sind keine größeren Diskussionen mehr zu erwarten. Zudem kann es bei manchen Tagesordnungspunkten nötig sein, schriftliche Dokumente zu verteilen oder externe Gäste zum Top (Tagesordnungspunkt) einzuladen. Nachdem er sich überlegt hat, was alles auf die Tagesordnung muss, kann der Sitzungsleiter die Einladung verfassen.

Einladung zur Sitzung

Die Einladung wird vom Sitzungsleiter erstellt und mindestens eine Woche vor der eigentlichen Sitzung an alle Sitzungsteilnehmer verschickt, verteilt oder per Aushang bekannt gegeben. Ein Einladungsschreiben zu einer Sitzung besteht aus folgenden Infos:

  • Art der Sitzung (z.B. SV-Sitzung)
  • Ort (Raum), Datum
  • Uhrzeit (Beginn und voraussichtliches Ende)
  • Tagesordnungspunkte
  • Hinweis, wer alles an der Sitzung teilnimmt bzw. für wen die Einladung gilt
  • Protokoll der letzten Sitzung als Anhang hinzufügen
  • Hinweis darauf, dass Anträge zur Tagesordnung bis mindestens zwei Tage vorher beim Sitzungsleiter eingegangen sein müssen.
  • Datum und Unterschrift des Sitzungsleiters

Durchführung der Sitzung

Viele Dinge sind sehr primitiv, aber dennoch wichtig, um eine Sitzung richtig durchzuführen. Je nach Art der Sitzung wird sie vom Schülersprecher (z.B. SV-Sitzungen oder Sitzungen der Zentralen Ebene), den Klassensprechern oder den Arbeitsgruppensprechern geleitet. Zu allererst begrüßt der Sitzungsleiter die Teilnehmer und klärt die Anwesenheit. Im Downloadbereich findet ihr eine Vorlage für eine Anwesenheitsliste. Danach kann er die Beschlussfähigkeit des Gremiums feststellen. Fällt diese positiv aus, sind ab diesem Zeitpunkt alle Beschlüsse des Gremiums verbindlich. Wenn das Protokoll mit der Einladung verschickt wurde, kann nun über die Richtigkeit der Angaben im Protokoll abgestimmt werden. Danach gibt der Sitzungsleiter die Tagesordnungspunkte bekannt. Neue Anträge aus dem Gremium werden unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ am Ende der Sitzung aufgenommen. Auf Antrag einer einzelnen Person kann verlangt werden eine Abstimmung geheim abzuhalten. In diesem Fall müssen Wahlzettel vorbereitet sein. Der Sitzungsleiter sollte immer höflich und dennoch bestimmt sein. Er darf Beiträge bewerten („Ja, das ist eine gute Idee“ oder „Naja, da hatten wir aber schon bessere Vorschläge“), er erteilt das Wort und kann es wieder entziehen. Vor allem längere Redner sollte er nach einer gewissen Zeit unterbrechen und jüngere, sowie ruhigere Schüler sollte er dazu ermutigen auch mal etwas zu sagen. Wichtig ist, dass nicht immer nur die gleichen zu Wort kommen und die anderen dominieren. Wichtig ist auch, dass immer die Zeit im Blick behalten wird. Oft ist es hilfreich, wenn der Sitzungsleiter das Gesagte nach einem Wortbeitrag nochmals für alle zusammenfasst. Am Ende eines Tagesordnungspunktes muss er immer einen Beschluss durch Abstimmung im Gremiums herbeiführen. Zuvor sollten die verschieden Sichtweisen diskutiert und evtl. ein Kompromissvorschlag gefunden werden. Der Sitzungsleiter stellt also die Ergebnisse der Diskussion heraus, um dann darüber abstimmen zu lassen. Bei Abstimmungen gilt immer die einfache Mehrheit der anwesenden Personen, außer es gibt abweichende Regelungen (z.B. im Schulgesetz).

Der Sitzungsleiter hat immer dafür Sorge zu tragen, dass Ruhe und Ordnung herrscht. Er kann Störenfriede auch des Raumes verweisen. Die Verbindungslehrer unterstützen ihn dabei. Ganz zum Schluss bedankt er sich bei den Sitzungsteilnehmern, verabschiedet sich, gibt evtl. einen Hinweis auf die nächste Sitzung und beendet die Sitzung. Unterstützt wird der Sitzungsleiter von einem Protokollanten, der alles fein säuberlich mitprotokolliert hat.

Nachbereitung der Sitzung

Nach der Sitzung setzt sich der Sitzungsleiter mit dem Protokollanten zusammen. Dabei lässt er die Sitzung revue passieren und überlegt sich, was er das nächste Mal besser machen kann. Welche Tagesordnungspunkte sind komplett behandelt worden, welche müssen erneut auf die nächste Einladung? Er schaut auch welche Beschlüsse gefasst wurden und wer welche Aufgaben erledigen muss. Denn der Sitzungsleiter ist dafür verantwortlich, dass alle ihre Aufgaben erledigen und er muss die Personen gegebenenfalls daran erinnern. Über wichtige Entscheidungen informiert der Sitzungsleiter andere Gremien und Personen (z.B. die Verbindungslehrer, Schulleitung, andere SVler). Zudem schaut er, was er selbst erledigen muss. Nachdem er sich das Protokoll des Protokollanten durchgelesen hat und es inhaltlich für richtig empfindet, unterschreibt er es gemeinsam mit dem Protokollführer. Danach wird das Protokoll an die Teilnehmer der Sitzung versandt.

Das Protokoll

In einem Protokoll müssen folgende Punkte zwingend enthalten sein:

  • Art der Sitzung
  • Ort, Datum, Uhrzeit
  • Sitzungsleiter
  • Protokollant
  • Anwesenheitsliste (anwesend, entschuldigt, unentschuldigt)
  • Tagesordnung mit kurzen Erläuterungen zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten
  • Anträge und Beschlüsse müssen genau festgehalten werden.
  • ebenso die Abstimmungsergebnisse (mit ja, nein, Enthaltungen)
  • Am Ende wird das Protokoll vom Protokollanten und dem Sitzungsleiter unterschrieben.

Hier findet ihr eine Vorlage für ein Sitzungsprotokoll.